+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяПолучение субсидииКак провести внутренний аудит в отделе кадров

Как провести внутренний аудит в отделе кадров

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Как провести внутренний аудит в отделе кадров

Акция месяца 8 88 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно провести внутренний кадровый аудит. Заранее спасибо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Порядок проведения внутреннего кадрового аудита

Акция месяца 8 88 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно провести внутренний кадровый аудит. Заранее спасибо. Аудит - это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Если желания привлекать сторонних специалистов нет, то возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы организации, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут "закрыть глаза" на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Также отметим, что порядок проведения аудита зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки , которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки образец см. Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы.

Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию. Также необходимо отметить, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

К таким документам относятся:. Трудовой договор. На основании ст. Трудовые книжки. В силу ст. Все работодатели за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы п. Штатное расписание и график отпусков.

Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. В настоящее время об обязательности унифицированных форм говорит ст. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций. Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих.

Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала. Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст.

Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января г. Личная карточка ф. Т-2 обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью п. Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности в том числе вакантной , имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября г. Локальные нормативные акты.

Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:. Его запрашивают практически при любом виде трудового спора. Оно необходимо в силу ст. Также отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены.

Например, в силу требований ст. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора. Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление.

Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное. Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски.

Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены. В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек с указанием Ф.

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов - штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

Также, назовем основные нормативные акты , которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";. Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений.

Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации. Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков" с 27 мая по 7 июня г.

Порядок работы с документами. Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Виды кадровых документов. Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.

В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы. Распорядительные документы. Подготовка организационных и распорядительных документов. При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января г.

При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание утверждение руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам.

Об этом сказано в пункте 3.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится. Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:. Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства в том числе руководства кадровой службы , увольнении приеме сотрудников отдела персонала кадров.

Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ. В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита в отличие от аудита бухгалтерского. В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Внутренний аудит кадровых документов

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Несмотря на то что ведение кадрового делопроизводства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату.

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения. Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

В этой статье мы будет под кадровым аудитом понимать комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, выработку конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений, выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах. Именно эта формулировка больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит самостоятельно, без привлечения специалиста. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений. Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей.

.

Кадровый аудит на примере организации

.

Проводим внутренний кадровый аудит

.

Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 05 Внутренние аудиты
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.